Por Teri Evans
Traducido por Florencia Radici

¿Cree que está ocupado? ¿Es el multitasker consumado? Bueno, conozca a Brenda Grigsby. Es dueña de cinco negocios y las 6 a.m. la encuentra felizmente en la cama, escribiendo e-mails con una mano y tomando una taza de café con la otra. “Es mi manera de ver cómo va a ser mi día y qué tengo que priorizar”, dice Grigsby. “Para mí, es relajante”.

Si sólo pudiéramos conquistar la locura tan serenamente como Grigsby. Basex, una firma de research basada en New York, estima que la sobre-información le cuesta a la economía de los Estados Unidos, US$ 900.000 al año en pérdida de productividad e innovación sofocada. “No es solo sobrecarga de mails, es demasiado contenido y no ser capaces de encontrar las cosas cuando se buscan, e interrupciones, una de las principales culpables”, dice Jonathan Spira, analista Jefe de Basex. “Se puede perder más del 25 por ciento del día solo en interrupciones”. Aunque una simple interrupción de 30 segundos puede parecer trivial, el verdadero “perdedor” de tiempo viene cuando uno intenta retener la atención en la tarea que estaba haciendo. Investigaciones de Basex muestran que el tiempo de recupero de lo que parece una pequeña interrupción es de 10 a 20 veces más largo que la interrupción en sí misma. Aunque uno solo se enfrente a media docena de interrupciones en el día, bueno, ahí se fue una hora.

Aun así, algunos entrepreneurs encuentran la calma en el centro de la tormenta. O tormentas. Encontramos una cantidad de dueños de negocios, cada uno con al menos dos compañías, que desarrollaron una metodología para extraer el orden del caos. Si ellos pueden hacerlo, también el resto.

Hay evidencia, sin embargo, de que los entrepreneurs que prosperan cuando manejan dos o más negocios están preparados para manejar múltiples canales de una forma que otros pueden no hacerlo. Los entrepreneurs que tienen más de una compañía “necesitan más estimulación, más desafíos que les permitan realmente desarrollar su imaginación”, dice Debra Condren, una psicóloga de negocios. “Los mantiene apasionados por su trabajo, en lugar de sentirse estáticos, como si comieran lo mismo todos los días. Quieren variedad”. En otras palabras, lo que para un hombre es una confusión sin sentido, para otro es un buffet escandinavo. 

Pero incluso si naturalmente se sienten más confortables siendo bombardeados por información que los demás, estos emprendedores delegan conscientemente, estructuran su día y apalancan la tecnología para que el trabajo fluya suavemente. En las siguientes páginas, les decimos cómo lo hacen. Encontrar un método que funcione para ustedes puede ayudarlo a recuperar horas de su negocio que ni siquiera había notado que no estaban.

Coreografiar el día
Grigsby maneja cinco compañías como si hubiera nacido para hacer malabares. Su compañía más grande es Moonlight Mailing & Printing –una firma de US$ 4,3 millones y 22 empleados-, seguida por Northwest Design Group, de cuatro empleados, una firma de diseño de interiores de US$ 1,3 millón. También tiene instalaciones para pensión de mascotas, una cafetería drive-through y una compañía de construcción residencial. Todas, a menos de 20 millas de su casa en Bend, Ore. “Me encanta tener mucho para hacer”, dice. “Es divertido, estimulante para la mente y desafiante”.

Grigsby estructura cuidadosamente sus días para manejar la cantidad de información proveniente de las cinco diferentes direcciones. Al amanecer, ya está cavando entre sus mails –además, le gusta la mañana la leer los diarios. “Puedo ver si hubo alguna crisis durante la noche que necesito enterarme antes de ponerme a trabajar a la mañana”, dice.

Para las 9 a.m., Grigsby está en el escritorio de su oficina, rodeada de altas bibliotecas llenas de carpetas con reportes financieros de sus varias compañías. Tiene reuniones diarias con cada cabeza de departamento de Moonlight Mailing & Printing. Su contable, que maneja las cinco compañías, le provee reportes de cash diarios. Grigsby se reúne semanalmente con los managers de las otras compañías para estar al tanto de las finanzas, ideas de marketing y cualquier otro asunto importante. Para las 4 p.m., está revisando los horarios de producción del día siguiente de Moonlight.

Las cinco compañías tienen el mismo abogado y contador. Grigsby trata de dejar que sus managers manejen la mayoría de las operaciones del día a día, para que ella pueda enfocarse en mantener a las compañías creciendo.

Se está preparando para lanzar una filial de Moonlight Mailing para proveer a clientes corporate e internacionales, y desarrolló un producto de correo con patente pendiente para email marketing que está lanzando. Y si el test de una parrilla transportable tiene éxito en Espresso Junction, hará una inversión significativa ahí, más intentar empaquetar y ponerle marca a salsas para parrilla. “Me gusta mantener el contacto y el control, pero realmente trato de no micro-manejar”, dice Grigsby. “Tengo grandes empleados y no podría haberlo hecho sin ellos”. 

Con eso dicho, las videocámaras en Moonlight Mailing y Espresso Junction son cruciales para permitirle rebotar más fácilmente entre sus varios negocios –y mantener controlad a sus grandes empleados. “Puedo verlos online en cualquier momento del día”, ella dice. “Es sobre todo por seguridad, y ayuda con la contabilidad (de los empleados). Puedo ver quién está haciendo qué y qué está pasando, no importa dónde esté en el mundo”. Los empleados lo piensan antes de tener amigos dando vueltas si saben que su jefe los está mirando, dice. Y las pérdidas en ambos negocios decrecieron dramáticamente desde que se instalaron las cámaras. Los empleados hacen un mejor trabajo monitoreando las impresoras, dice, porque ahora, si hay un error, Grigsby los verá tirando los papeles antes de empezar el trabajo de nuevo. Y las bebidas se hacen más cuidadosamente en Espresso Junction, de nuevo por Grigsby puede verlos cuando se equivocan.

Priorizar
La compañía de motor de marketing de Mike Mothner, de 50 personas y US$ 10 millones, opera desde hace seis años, cuando lanzó ScanDigital, una compañía de transferencia de fotos y películas caseras en 2007. En parte porque sumó a un socio para su segundo emprendimiento, erróneamente creyó que empezar un segundo negocio sería más sencillo que el primero. “Subestimé lo que iba a costarme”, dice el entrepreneur basado en El Segundo (Calif.). “Al principio, si cualquiera me enviaba un mail o un mensaje del Messenger, lo contestaba y me hacía cargo. Pero se volvió apabullante y necesité darle una estructura”.

Ahora, los problemas que no necesitan una resolución rápida se archivan hasta el almuerzo semanal con Andrew Schoenrock, el socio de Mothner en Scan Digital, que creció hasta convertirse en una compañía de US$ 1,8 millón y 18 empleados. Para manejar las llamadas incesantes y que distraen, Mothner usa un software llamado PhoneTag, que convierte los llamados de voz en mails que se mandan directamente a su bandeja de entrada, donde entran a la lista de “cosas para hacer”. “Soy mucho más eficiente por mail”, explica Mothner, que recibe más de 300 correos por día y envía unos 75. “Ahora, puedo convertir incluso una llamada corta en una respuesta de 15 segundos por mail”.

Pero incluso antes de que un mail reciba esos 15 segundos, Mothner mentalmente lo prioriza de 1 (inmediato) a 5 (menos importante), basado en cuán crítico es y cuánto tardará en hacerse cargo de él. Aquellos que reciben un 1 son con los que primero trabaja, y luego se mueve a los de menor prioridad. “Es una cuestión de manejo de los recursos, ya sea dinero o tiempo”, dice, “es algo de lo que uno tiene que ser consciente y vigilar”.

Delegar
Barry Hamilton admite rápidamente que la organización del management no es su capacidad más fuerte. Pero cuando sus dos compañías comenzaron a sobrepasar su habilidad para ir de una a otra, supo que necesitaba un mejor método para su locura emprendedora. Sus compañías están en industrias diferentes, y al principio Hamilton era el único link común entre BareRose Real Estate, de US$ 1,6 millón y ocho empleados, que compra, reforma y vende casas, y Red Canyon Software, de US$ 3,4 millones, cuyos 29 empleados trabajan con Lockheed Martin para escribir un software de vuelo para las misiones satelitales a Marte y para Orion, la aeronave que va a reemplazar al transbordador espacial en 2014.

En 2007, Hamilton trajo un CFO para manejar las finanzas de ambas compañías. El ejecutivo hace de COO para los dos negocios, manejando los impuestos y el planeamiento, supervisando a los contables, negociando contratos de propiedad y ayudando con el reclutamiento y la contratación. Incluso pudo manejar las dispuestas por impuestos inhouse.

En junio, Hamilton contrató un manager, que selecciona de sus abarrotados mails. Ella atiende los asuntos que puede y luego le pasa a Hamilton los que requieren su atención. “Dejar ir ciertas cosas es un poco difícil”, dice, “pero me libera el tiempo para ver el crecimiento de las compañías”. Para ayudar a ello, el entrepreneur basado en Denver usa los martes para una reunión de dos horas con su equipo de BareRose, seguida inmediatamente de una sesión de dos horas con sus empleados de Red Canyon.

La tecnología ayuda, también. Hamilton usa rentmanager.com para manejar sus propiedades bajo BareRose Real Estate. En Red Canyon comenzó a usar software de salesforce.com para manejar el proceso de reclutamiento y la relación con los clientes.

Sus nuevas contrataciones y la tecnología correcta le permitieron a Hamilton disfrutar de la variedad de necesidades de su negocio. “Desde mi perspectiva, eso es lo que tengo que tener”, dice.

Hacer cuatro pasos
Paul Holstein sabe cómo organizar y construyó una compañía de US$ 13,1 millones y 45 empleados basada exactamente en eso. Fundó CableOrganizer.com, que vende productos que ayudan a deshacerse de los enjambres de cables en casas y oficinas. Luego Holstein fue más lejos y lanzó LiferOrganizers.com, un sitio Web de información con tips para organizar cada aspecto de la vida. Un año después de lanzar CableOrganizer.com enlistó un socio para empezar Ultimatewasher.com, ahora una empresa de US$ 3,1 millones y cinco empleados, retailer de lavado a presión en Jupiter, Fla. “Ultimatewasher está localizado a 100 millas, pero hablo con mi socio de ahí al menos una vez al día”, dice Holstein. “También envío a departamento contable allí una vez al mes y los visito varias veces al año”.

Gracias a su pasión por la organización, usted encontrará solo dos cosas en el escritorio de Holstein al mismo tiempo: la tarea inmediata en la que está trabajando y su lista de cosas para hacer. Para todo lo demás, tiene un sistema de cuatro pasos. “O me ocupo del asunto, o lo archivo, o lo delego o lo tiro”, dice el entrepreneur basado en Fort Lauderdale. Aprendió el sistema de cuatro pasos de un consultor cuando estaba trabajando en otra compañía, e insiste que no deja nada para hacer después.

Holstein también se apoya en su iPhone para ayudar la organización de su negocio. En especial le gusta una aplicación llamada Evernote, que le permite enlistar fácilmente las listas importantes, como los números de tarjetas de crédito y de viajero frecuente. Otra favorita es Toodledo, que le permite crear listas de cosas para hacer con alertas que le recuerdan ítems de fechas y horarios específicos. Cada dos meses, Holstein lleva un organizador profesional, que le trata todo el papelerío que no requiere su atención particular (como envíos de bancos) pero necesita ser archivado.

Justo el año pasado, Holstein decidió lanzar otro negocio, RezClick.com, una compañía de software que provee a escuelas con sistemas de reserva online para clases. RezClick está basada en Fort Lauderdale y, hasta ahora, tiene dos empleados y factura US$ 50.000. Con una tercera compañía, la cantidad de información puede formar un gran telar, pero Holstein dice que focalizarse en un ítem por vez, vía su sistema de cuatro pasos, le asegura que todo está siendo atendido al final del día. “Es la única manera en la que puedo dormir a la noche”, concluye.
Just last year, Holstein decided to start yet another business, RezClick.com, a software company that provides schools with online reservation systems for classes. RezClick is based in Fort Lauderdale and so far has two employees and about $50,000 in revenues. With a third company, information overload could easily loom large, but Holstein says focusing intently on one item at a time, via his four-step system, ensures that everything will be taken care of at the end of the day. "That"s the only way I can sleep at night," he says.
Teri Evans es una escritora freelance basada en en New York.