De Perogrullo, pero verdad al fin: aprender de los errores es un síntoma de inteligencia. Entonces, encontrar las recetas para seguir invirtiendo y ahorrar al mismo tiempo es una clave para las empresas que entendieron hace tiempo el valor agregado sustancial de contar con tecnología para mejorar el negocio.

“Los CIOs, hoy, se preguntan: ‘Cómo hago para lograr los ahorros de costos sin poner el peligro los servicios que le tengo que dar a la organización’. ‘Cómo hago para hacer iniciativas de reducción de costos que requieran una inversión y justificarlo’”, enuncia Juan Manuel González, responsable del área de Servicios de Consultoría de Tecnología de Accenture para la Argentina y Chile.

La respuesta no es una sola. Mucho tiene que ver el estado actual de la compañía en cuanto a la totalidad de su infraestructura y manejo de la tecnología. “Si un departamento de IT está administrado en forma óptima, en un momento de recesión, puede reducir costos en el corto plazo de tres formas: suspender o diferir proyectos en curso o que estaban previstos a comenzar este año; reducir niveles de servicio (que implica ‘gestionar’ la demanda); e incrementar niveles de riesgo (por ejemplo, a partir de renegociación de contratos con proveedores, reducir personal contratado, personal de segundo nivel de soporte)”, enumera Martín Carmuega, socio,  Latin America Security & Privacy Services Leader, Enterprise Risk Services de Deloitte & Co.

Pero no todas las compañías están en esa situación, por lo que deben adoptar otro tipo de estrategia. “Un departamento de IT que no está 100 por ciento bien administrado puede, además, tratar de aplicar tácticas más de corto plazo o lo que, en la jerga, suele llamarse quick wins, como ser: retirar licencias redundantes de software, hardware y aplicaciones; renegociar contratos con proveedores y reducir personal contratado; detener proyectos redundantes o marginales y reforzar la gestión de los actuales, buscando minimizar al máximo desvíos y costos innecesarios; tomar control de los gastos operativos no gestionados (como ser insumos, energía, comunicaciones...). Esto puede ser efectivo y, eventualmente, lograr reducir costos de hasta en un 10 por ciento. Pero es como cuando uno hace una dieta: la posibilidad de éxito de los primeros días depende más de cuál es el punto de partida que de la efectividad de la dieta”, ejemplifica Carmuega. 

Foco en el futuro

No todo tiene el mismo peso al momento de elegir dónde poner la plata. “Hay mucho para reelaborar internamente. Es previsible que se demoren o reduzcan proyectos y les dejen lugar a otros. Hay oportunidad como para dedicarse a esfuerzos internos y reacomodar las áreas, los sistemas y la infraestructura”, analiza Alejandro Oliveros, de IDC. ¿Cómo hacerlo para alcanzar una gestión exitosa? Para Oliveros, es fundamental “pensar con cuidado qué es lo que hay, en algunas tecnologías que tienen aporte importante y elegir el lugar donde se dará la batalla de IT. Es muy importante que la IT no esté ausente, que no sólo molesta con los costos. En épocas de crisis, lo único más valioso que el dinero es la innovación”, define.

La visión a futuro es otra arista a tener en cuenta. En ese sentido, como señala Javier Corona, socio de la práctica Technology Integration, Consulting Services de Deloitte & Co., “es necesario evaluar esto no como corto plazo, sino como mediano y largo y entender la verdadera relación entre IT y negocio, y es más optimizar que reducir. Puede sonar lógico. Pero, en la región, es una asignatura pendiente alinear la IT al negocio”, alerta Corona.

Hay compañías que están en ese camino. Brinks Argentina tiene una visión de seguir invirtiendo, con un escenario en el que se controlan los aspectos de gastos. “Hicimos ajustes y estamos revisando los temas de inversiones. No hay proceso de desinvertir ni de dejar de invertir en lo que tenemos previsto. Existe un control de gastos para acompañar a la corporación en hacer el esfuerzo. El escenario actual no le está pegando fuerte a esta industria pero es parte del mundo y el impacto en los clientes nos impactará”, explica Alejandro Escobar, gerente de Sistemas y Tecnología de Brinks Argentina, empresa cuyo core business es la logística y el transporte de valores.

Actualmente, la empresa concluye la implementación Oracle ebusiness Suite, con US$ 250.000 de inversión, “plataforma de back office que se integra a nuestro sistema logístico en vivo, en abril la primera etapa y en junio, la segunda. También estamos haciendo inversiones en tecnología de grabación imágenes, migrándolo de analógica a plataforma IP. Una parte de esto ya está ejecutada, de un proyecto de US$ 180.000”, enumera Escobar. 

Brinks también está en plena reestructuración y upgrade de infraestructura de redes y servidores, con US$ 100.000 de inversión, con telefonía IP y readecuación de networking. “Y también, en comunicaciones para mejorar la red Brinks a nivel nacional, que nos permitiría una mejor comunicación con la filial principal y llegar a unificar servicios a nivel regional, como mail y mensajería. Dejar la infraestructura posicionada en un estadío donde podemos tener asegurado cualquier futuro crecimiento del negocio”, cierra Escobar.  

El ROI es rey

En este punto, es importante tener en cuenta que algunas tecnologías en particular permiten casi inmediatamente un ahorro y un rápido retorno de inversión. “Algunas oportunidades de tecnología ayudan mucho. Consolidación y virtualización son serios y muy útiles en reducción de costos. A lo mejor, requieren una inversión. Pero da grandes beneficios”, aporta Oliveros.

Y, por otro lado, ver qué es lo que no sirve más, también es una manera de ahorrar. “Estos son momentos para revisar y sacarse de encima lo que está rindiendo menos. Tecnología no es una excepción. Por ejemplo, contratos de mantenimiento por software que ya no se usa”, explica Raúl Bauer, director de Trends Argentina.

En Swiss Medical Group (conglomerado nacional que incluye desde medicina prepaga hasta una división orientada al management deportivo), “la compañía quiere, en primer lugar, mantener los puestos de trabajo; cuidar los costos y se priorizan las inversiones, dependiendo de si tienen un impacto directo en el cliente, que es el que paga todos los meses”, detalla Eduardo Del Piano, gerente corporativo de Sistemas de Swiss Medical Group. Por eso, por ejemplo, una de las inversiones que están realizando es en el call center, con un upgrade importante de toda la plataforma, para unificar los centros de atención telefónica. “Tenemos varios, distribuidos en toda la compañía. Ahora, es una unidad de servicio que centralizará el management de todos los call center. Por eso, se hizo un upgrade para tener todos igual. Esto resulta en ahorro de energía, seguridad, capacitación y mano de obra. Este es un proyecto de   US$ 500.000, que se repaga con los ahorros”, cuenta Del Piano.

Swiss Medical llevó a cabo una revisión más detallada de los planes de inversión para este año. “Vamos a frenar un poco. Hicimos un análisis muy profundo de los planes a ejecutar para este año. Está enfocado en el ahorro de costos directos e indirectos: estamos implementando un proyecto de consolidación de bases de datos, files servers y storage. El ahorro, en esto, es claro: tenía 40 licencias, ahora pago 20. Es inversión para ahorrar: estamos comprando 20 servidores nuevos con ese objetivo. Y, al mismo tiempo, el housing y el back up se están tercerizando, lo que también es un cambio de costos. Además, invertimos en una herramienta de inventario de hardware y de software para tener bien identificados todos los activos informáticos, tener un total conocimiento de qué se gasta y qué se invierte y dónde el equilibrio no corresponde con la necesidad del negocio”, detalla el ejecutivo.

Como señala Carmuega, “el área de IT puede ser importante como modelo de transformación. Pero, también, será evaluada por la transformación de su área y la eficiencia de los procesos de IT. De alguna forma, lograr primero la transformación dentro y luego afuera. En los momentos de turbulencia, los CIOs que no dialoguen bien con los CFOs y no puedan demostrar cómo los costos de IT están destinados a brindar servicios al negocio (procesos, áreas) serán los que más reducirán inversiones y tendrán que ir achicando costos por lo que les es más fácil, aunque ello no puede ser lo mejor a futuro de la compañía. Es clave cómo habla, más que nunca, el lenguaje de negocios el CIO”, cierra el consultor de Deloitte. 

Tecnologías para multiplicar panes 

Algunas tecnologías estratégicas pueden ayudar a reducir costos si se decide invertir en ellas. “Muchos de los procesos de transformación, como consolidación, shared services, outsourcing, requieren inversión de medio y largo plazo. Para que la compañía tenga confianza en invertir, tiene que tener confianza en el retorno de esas inversiones”, dice Martín Carmuega, consultor de Deloitte. 

Encontrar el camino correcto, a veces, es complejo en épocas de vacas flacas. En Accenture, desarrollaron un modelo que se inicia en ver lo que hay, lo que se gasta y los proyectos que se están ejecutando, para identificar las áreas de costos en las que, potencialmente, se puede tener un ahorro rápidamente. “El segundo enfoque es tomar la revisión de costos e infraestructura, identificar las áreas donde se pueden optimizar los activos, a través de integración o consolidación, con un retorno de inversión de uno o dos años: el baseline no discrecional se puede bajar entre un 20 y un 40 por ciento”, ejemplifica Juan Manuel González, de la consultora. La tercera ola es revisar el modelo operativo: la organización de IT, los procesos de IT y cómo se rediseña para tener mayor calidad de servicio y mejores costos. Por ejemplo, alinearse a procesos standard de la industria: ITIL; ISO; cómo tomar ventajas de servicios compartidos, el offshoring y la tercerización. En síntesis, cómo optimizo el modelo operativo como un todo”.

Mirando hacia el futuro, Raúl Bauer, de Trends, ve tendencias que pueden volver: “una es BPM (business process management) para adentro de las organizaciones porque permite administrar los procesos, acelerar rendimientos y tener todo bajo control. Otra puede ser CRM. Y, después, hay prácticas del mercado que puede que se aceleren, como SaaS (Software as a Service), que permite a empresas que no pueden tener inversiones importantes acceder a tecnología de alta gama sin tener gastos extra. Creemos que no prende más porque de los players no hay una actitud agresiva y porque hay que remontar la desconfianza de que un tercero sea el que maneja”, concluye.