Recetas para lograr que la fiesta de fin de año sea un éxito
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Recetas para lograr que la fiesta de fin de año sea un éxito

Si bien es un festejo su organización puede volverse un caos. Cómo evitar problemas con el alcohol y los errores de los ejecutivos. Dónde ahorran las compañías y cuánto puede llegar a salir. 

Por Joaquín Garau 07 de Noviembre 2013




El ingeniero canadiense, llegado para la fiesta de fin de año de la petrolera con presencia en la Argentina, tenía fama de jamás haberse reído. Pero mientras Los Sultanes cantaban un hit tras otro arriba del escenario, él se había colocado la corbata en la cabeza y encabezaba el descontrol. Todos los empleados lo seguían, tomados de la cintura, en el trencito humano.

La fiesta de fin de año de una empresa puede ser un momento de alegría, balance o desastre si no se organiza con el debido cuidado. Es un evento post jornada laboral pero con los compañeros de trabajo, donde hay música, alcohol y baile, ingredientes para divertirse o hacer que la noche sea para el olvido.

“La organización se puede complicar si los eventos se los encargan al sector Compras, que busca tres ambientadores, tres catering, tres hoteles y eligen por precio, lo que termina siendo una fiesta media rara”, explica, en diálogo con Apertura.com, Rafael Muro, director de Bam Eventos, defendiendo a su gremio. Su empresa ha organizado fiestas para Citroën y Banco Francés, entre otras.

FIESTA_DOS.jpgProblemas. Si bien suele ser un momento de festejo, su organización puede volverse un caos. Foto: © bst2012 - Fotolia.com 

El otro gran problema que encuentra Muro son los equipos inter empresa armados para organizar el evento. Allí conviven alrededor de 15 personas de distintas áreas, desde Marketing hasta Recursos Humanos pasando por Tesorería. “Si son demasiados grandes, no coinciden en los horarios y termina siendo engorroso trabajar en el armado de la fiesta”, cuenta el experto.

Pero no todas las empresas son iguales, por lo que la fiesta debe adecuarse a cada compañía. “Lo primero que el organizador debe hacer es que la fiesta se adecúe al perfil de los empleados; también debe saber qué quiere comunicar, porque si bien es un evento interno, todo comunica”, aclaró Lorena Katic Van Heerden, una de las directoras en Naiades Consulting, empresa organizadora de eventos corporativos y sociales, que trabajó con firmas como Falabella y Sony.

Desde Vega Eventos, Charly Vega, dueño de la empresa que trabajó con firmas como Toyota o Personal, aseguró que, “la fiesta es para los empleados, no para los gerentes, que si bien controlan todo, el evento representa una tarea  de engagement de todo el año, por lo que el empleado se debe sentir parte”

Errores y aciertos. “No suma que para satisfacer los deseos de los empleados se hagan muchísimos sorteos para que todos se lleven algo”, asegura Muro. “La contra es que en una fiesta de 500 empleados, por más que haya 50 premios, no alcanza para todos, y el tiempo que se dedica a ellos hace que la fiesta sea aburrida, por eso lo mejor sería hacer muchos sorteos en simultáneo”, completa.

Una situación similar se vive cuando el presidente de la empresa da su discurso, que si no es trabajado cuidadosamente, será lo más comentado al día siguiente. La realidad precede al consejo: directivos que, cuando la empresa marchaba bien, daban un discurso pesimista o, por el contrario, en épocas de vacas flacas hablaban de éxitos inexistentes. “Cuando hay discursos, sorteos o entrega de premios por antigüedad, quien habla debe estar alineado con lo que pasa en la compañía, debe ser empático el discurso, y ese suele ser un error garrafal”, recuerda Katic Van Heerden, quien destaca: “Una fiesta de fin de año suele ser un lugar para motivar, y muchos CEOs no preparan bien su discurso”.

FIESTA_UNO.pngBaile. La música y el alcohol suelen estar presentes en el festejo. Foto: Fotolia.

“Está bien que el directivo hable, porque la gente se siente bien con el agradecimiento del número uno; pero a veces se transforma en una charla de 45 minutos y es difícil mantenerlo, porque los invitados quieren divertirse, charlar y bailar”, alerta Muro.

También hay que tachar otros ítems de la lista: no se recomiendan discursos con análisis del mercado, radiografías laborales ni Powerpoints con gráficos. Incluso, quienes están en el tema de la organización hace mucho tiempo, descartan la presencia de fotógrafos o filmaciones, para evitar que al día siguiente haya fotos que recuerden momentos para el olvido, como amores ocultos destapados en el fulgor de la fiesta.

¿Quién se ha tomado todo el vino? Los primeros pasos de un joven profesional pueden ser zigzagueantes si no sabe controlarse y, en la fiesta de fin de año, se toma él solo toda la barra. Pero el problema del exceso de alcohol no sólo alcanza a los más jóvenes, sino que los ejecutivos también pueden pasarse de tragos.

“La experiencia indica que las empresas, en esa fecha, hacen un brindis. Y si bien se da alcohol desde el inicio, en un momento lo cortamos, usualmente dos horas antes de que la fiesta finalice”, sostiene Vega.

Mientras tanto, Katic Van Heerden explica que, mayoritariamente, el problema del alcohol alcanza a los jóvenes. “Pasa mucho en las empresas con muchos jóvenes –aunque también sucede con ejecutivos-. En todo lo que es recepción no se abre la barra pero sí hay bandejeo de bebidas con graduación alcohólica. La barra se hace cuando se empieza la fiesta en sí; y lo importante es que el organizador pueda regular el alcohol, haciendo tragos más suaves”, detalla la organizadora y advierte que no es fácil de manejar: “Es un tema complicado, porque hay que regular el despacho de alcohol y no le podés decir a un ejecutivo ‘no te voy a dar alcohol’”.

Se descartan la presencia de fotógrafos o filmaciones, para evitar que al día siguiente haya fotos que recuerden amores ocultos destapados en el fulgor de la fiesta.

El desbande a partir del alcohol hace que las empresas organizadoras de eventos tomen recaudos. Todas coinciden en que, dependiendo la cantidad de invitados, hay que tener de una a tres ambulancias en el lugar, para atender a quien lo necesite.

“Desde Cromagnón para acá se dio un vuelco y se previenen situaciones que las empresas no quieren tener en cuenta y nosotros sí las tenemos. Por eso, trabajamos con un experto en seguridad e higiene para tener planes de evacuación, tener auxiliares en primeros auxilios –expertos en emergentología- y hacemos puestos de hasta cinco personas”, cuenta Vega, quien afirma que “las ambulancias deben tener desfibriladores automáticos como así también no puede haber cocinas con garrafas”.

¡Show, show, show, queremos show! En el mercado, una fiesta para 350 empleados arranca en los $ 150 mil y, de ahí para arriba, el gasto puede ser mayor, teniendo en cuenta qué quiere cada compañía. No es lo mismo un salón a un hotel, como tampoco lo es tener a la banda de cumbia del momento o a una banda que hace covers.

FIESTA IMG IMG“El show se relaciona con la cultura de la empresa, es decir, con el hecho que haya eventos de capacitación y demás durante el año. Eso se cierra con la fiesta de fin de año, por eso el tipo de show tiene que ver con esa cuestión”, remarca Vega, quien aclara: “La fiesta de fin de año suele ser descontracturante, y muchas empresas te piden un show participativo, mientras que otras van por el stand up; pero todo depende a la cantidad de gente, con 50 y 100 empleados va bien el stand up, pero para empresas más grandes hay bandas de covers muy buenas, y otras te piden a los Auténticos Decadentes”. Al respecto, Muro cuenta: “Todavía pega el tema de la banda famosa cuando hay presupuesto, pero ahora pega también el tema de un buen DJ”.

A la hora de divertir a los empleados todo vale. El fin de año de una famosa empresa de telefonía con presencia en el país tuvo, además del grupo de cumbia Los Totora, shows de lásers y hasta tarotistas. La entrada al salón era a través de una alfombra roja, donde extras gritaban el nombre de los invitados como si fueran estrellas de Hollywood.

“Los proveedores de shows ofrecen alternativas que van desde bandas hasta humor, pasando por intervenciones como shows de lásers, utilización de gas CO2 como efecto visual, acrobacias en telas y percusión”, sostiene Katic Van Heerden, y aclara: “Hay un recorte importante de presupuesto, y empresas que hacen fiestas para 500 empleados no contratan a grupos famosos. Así ahorran”.  

En cuanto a si elegir salón u hotel, la organizadora distingue: “Hay una tendencia para buscar más salón que hotel, pero si buscás hotel te tenés que ir a un número uno. Si no te vas a un salón, pero hay que tener en cuenta la distancia, por ejemplo si el salón está en Pilar, la vuelta es un tema, más si tomaron los empleados, aunque la alternativa es poner combies”.

Cómo vestirse es uno de los puntos a tener en cuenta, aunque los especialistas recomiendan el elegante sport y que cada uno lo interprete como quiera. Así, lo único que queda, es divertirse y pasar un buen rato con los compañeros de trabajo, teniendo cuidado con beber alguna copita de más. No sea cosa que, tras una fiesta inolvidable, al día siguiente el empleado deba comprar el diario para hojear el suplemento de Empleos. 



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