Cómo filtrar lo urgente de lo importante de su bandeja de entrada
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Cómo filtrar lo urgente de lo importante de su bandeja de entrada

Llegan demasiados e-mails y todos parecen ser de vida o muerte. Sin embargo, no se le puede dar respuesta a todo.  Por Camila Fronzo 25 de Septiembre 2014

 

 

Un abultado caudal de mails, potenciado por la catarata diaria de spam, puede hacer que navegar en el buzón digital sea una tarea tediosa, confusa y estresante. ¿Qué haría para que los mails fluyan en su inbox?

1. Dedicar una hora a la mañana y otra a la tarde para limpiar su bandeja de entrada.

2. Ser expeditivo: realizar una acción con cada mail recibido (responder, borrar, archivar o mover a la lista de cosas para hacer).

3. Guardar modelos de respuesta ya escritos y sólo suscribirse a newsletters que sean imprescindibles.

4. Limpiar los temas más sencillos y urgentes  desde el smartphone, así como los temas urgentes que necesiten ser delegados. La frecuencia: tres veces por día (a primera hora, al mediodía y al final de la jornada).

mailoutlook

Casilla. Resolver muchos asuntos a la vez, sumado a la lluvia de e-mails, puede ser caótico. Foto: Bloomberg.

5. Durante los intervalos en los que se consulta la bandeja de entrada, marcar los e-mails que requieren una contestación más concienzuda.

6. No darles prioridad a los que tienen el ícono de importante/urgente. No siempre resaltan la importancia.

7. Crear carpetas por temas funciona.

8. Cuando se  viaja funciona pedir en el  Out of Office que, si quien le escribe tiene un tema que no puede esperar, le envíe un mail anteponiendo "Urgente" o "Importante" para identificar los correos urgentes desde el "asunto".

9. Si un caso amerita una respuesta urgente pero no hay tiempo para darla, conviene notificar que uno está con el tema.

Extracto de nota publicada en la revista Apertura del mes de julio.



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