10 claves para evitar el fraude en una empresa
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10 claves para evitar el fraude en una empresa

Desde la redacción de un código de ética hasta un ajuste en el monitoreo, cuáles son las prácticas que pueden evitar pérdidas por sobornos o estafas sin resignar el presupuesto.

10 de Septiembre 2015

A pesar de la sistematización de procesos en el ámbito empresarial, la estafa a nivel corporativo siguen en aumento. Según una encuesta realizada por BDO Argentina a 402 ejecutivos durante el 2014, un 79,1 de las empresas consultadas sufrieron fraude durante el 2014. La falta de seguridad en las empresas puede llegar a resultar muy costosa: encuestas de todo el mundo advierten que, en promedio, las organizaciones pierden entre un 2 y un 7 por ciento de su facturación en concepto de estos engaños. 

Entre los delitos cometidos, lideraron el ranking la malversación de fondos, los conflictos de intereses y los sobornos. Además, a nivel electrónico, el desvío de fondos, la suplantación de identidad y el acceso a información confidencial y robo de contraseñas fueron las faltas que más se repitieron.

“Muchos empresarios han caído en el error de considerar al fraude como un costo de hacer negocios, pero no importa el tamaño ni la localización, lo cierto es que el fraude afecta no sólo a la empresa, sino a sus empleados, proveedores, bancos, clientes y comunidad”, afirma Carlos Rozen, socio de BDO Argentina y encargado del informe. Para que esto no suceda, el especialista recomienda implementar un decálogo de tips que puede ser de gran ayuda cuando el presupuesto no es abultado:

1. El mensaje de la Dirección. El famoso “tone from the top” consiste, básicamente, en que sus empleados se comportarán en forma tan íntegra como usted se comporte, y no necesariamente como diga que todos se tienen que comportar. Solo tiene que mostrar malos ejemplos para ver derramar ese comportamiento en todos los niveles.

2. Escriba cuidadosamente cómo se debe comportar la gente. En un documento titulado como “Código de Ética” o “Código de Conducta”, eduque a su personal en cómo debe hacer las cosas y no olvide de explicarles "qué es lo que no se puede hacer". No espere que la gente haga lo que usted no es capaz de explicar.

3. Fuerte control anti-corrupción. Evalúe en qué circunstancias, procesos y transacciones su personal podría relacionarse con funcionarios públicos, y elabore una política clara para que no se produzcan situaciones de soborno. Diseñe cuidadosamente políticas de entrega y recepción de regalos, de anticipo y rendición de viajes, de cuidado en los registros contables, entre otras circunstancias.

4. Si le importa la caja, hágalo saber. Controle cada pago a proveedores. Los mismos deberían realizarse contra un servicio efectivamente prestado o un producto realmente recibido. Controle fuertemente la forma en que se manipulan los encargados de proveedores en el sistema y quiénes acceden al mismo.

5. Revise cómo es percibida su organización por la comunidad. Si no lo quieren, algo malo está ocurriendo. Hay diversos motivos por los cuales una organización no es querida: podría ser porque no paga, no entrega sus productos o servicios, extorsiona a alguna parte interesada, o, en general, provoca otro tipo de daño, incluyendo incumplimientos legales.

6. Las líneas de denuncia también son aptas para Pymes. Este tipo de herramientas constituyen importantes sensores que ayudan a identificar irregularidades o bien a disuadirlas. Implemente un canal de reporte y comunique la importancia de utilizarlo en los casos que corresponda.

7. Formalice las rutinas más importantes, incluyendo los controles. Decir que una organización es dinámica y no necesita procedimientos es un grave error. La documentación de procesos es una eficaz herramienta para estudiar dónde existen “puertas abiertas”, para comprender así ante la existencia de un ilícito, cómo fue posible que ocurra.

8. Ejerza un fuerte monitoreo. Una función de Auditoría Interna, aunque sea un auditor part time, permite poner el termómetro en diversos sitios durante el año e ir obteniendo conclusiones de importancia para el fortaleciendo del control. Además de ser capaz de detectar errores, omisiones e irregularidades, la presencia del auditor interno tiene un poder disuasivo que forma parte de lo que se llama “ambiente de control”.

9. Segregue funciones incompatibles. No se trata solo de armar un organigrama con las descripciones de cada puesto. El mejor diseño teórico puede verse alterado por los permisos dentro del sistema. Revise roles, perfiles, permisos y en general, la seguridad en los accesos.

10. A mayor cargo, mayor responsabilidad por los fraudes que ocurran. Es posible que en este momento esté ocurriendo una irregularidad en su organización. Si cuenta con la responsabilidad suficiente como para implementar algunas de estas iniciativas y no lo hizo, el responsable también será usted por no cumplir con su rol gerencial de “planificar”, “coordinar” y “supervisar”.



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