Redes sociales: cómo gestionarlas en la empresa

Redes sociales: cómo gestionarlas en la empresa

En la Argentina, el 26% de las compañías tiene un marco formal para el empleo de estos espacios virtuales. Pero hay un alto porcentaje que permite su uso sin ningún tipo de control. Qué hay que tener en cuenta para aprovecharlas sin exponerse. Los casos de Techint, Arcor, Danone, Banco Supervielle y Nike. 05 de Julio 2011

El uso de redes sociales es el fenómeno del mundo Internet. A finales de junio, habían más de 15,5 millones de usuarios de Facebook en la Argentina, lo que significa que más de la mitad de los usuarios de Internet del país, que superan los 25 millones, son adeptos. De ese universo, una gran cantidad de personas trabaja en compañías multinacionales o locales transnacionalizadas. Aunque los casos de empleados sancionados por dejar comentarios en las redes sociales son pocos, cada vez que se conoce uno la repercusión es inversamente proporcional. No sorprende, un comentario descuidado puede generarle a la empresa más que un dolor de cabeza, que, en el peor de los casos, puede terminar ante un juez.

Sin embargo, las políticas de uso de redes sociales en las organizaciones aún no parecen estar suficientemente extendidas a nivel local. Mientras algunas prohíben su empleo en horario de trabajo otras lo permiten pero con ciertas restricciones o para sectores puntuales. A la hora de ponerlo en números, una de cada cinco empresas a nivel mundial implementó una política vinculada con el uso de redes sociales, según indica una reciente encuesta de Manpower. El promedio se repite en la región y por país. Para la Argentina, el estudio apunta que el 26% de las empresas consultadas se inclinan a tener una política formal establecida respecto a su uso en el trabajo. Según el estudio, tal decisión se debe a la pérdida de productividad que supone su uso en horario laboral. Por otro lado, también hace referencia a la protección de la propiedad intelectual de la organización y la información, además de la reputación de la empresa. Un pionero en este sentido es la empresa Arcor. “El uso de redes sociales está cerrado para el grueso de la compañía por un tema de seguridad. La razón es que las mayores vulnerabilidades se producen por las redes sociales y la mensajería instantánea y, estas suelen aprovecharse de estas brechas para distribuir virus, troyanos y todo tipo de malware en general", explica a IT Business Oscar Botto, gerente Corporativo de Sistemas de Arcor.

La decisión de limitar su uso lleva ya cinco años, mucho antes de que se diera el boom en América latina y en la Argentina, en particular. “Las investigamos (a las redes sociales), determinamos las medidas y dispusimos las restricciones de uso, con excepción en algunas áreas que, por su actividad, debían tener acceso a estos sitios”, indica, por su parte, Walter Mondino, gerente Corporativo de Seguridad de la Información de la compañía de Arroyito.

Otra compañía que, en la Argentina, también limita el uso de estos sitios es el Banco Supervielle. “Hace más de un año tenemos bloqueado el acceso a estos lugares para toda la compañía, excepto un grupo de Márketing, el área previsional por el sitio Abuelos en Red y el directorio”, detalla Claudio Ercolessi, Chief Information Officer (CIO) del banco.

Cerrados pero en análisis
La encuesta de Manpower asevera, entre otros puntos, que se incrementará el diseño de marcos formales de uso de redes sociales en las empresas por los puntos señalados más arriba. Sin embargo, también hay casos de empresas que comenzaron con una posición rígida que, luego, se fue flexibilizando. Tal el caso de General Motors (GM), que fue virando su postura a medida que iba evolucionando el tema.

“Todo está controlado por proxys (Nota de Red: un programa o dispositivo que realiza una acción en representación de otro). El uso de redes sociales estuvo restringido al principio, pero, luego, se comenzaron a utilizar por necesidades propias del negocio”, comentó Hernán Tilatti, IT Manager de General Motors Argentina. Hoy, la política de la filial local de la automotriz estadounidense reside en dar a los empleados una cuota de tiempo para que puedan navegar en estos sitios, especialmente en Facebook y Twitter. Cuando esa cuota de tiempo se cumple, se restringe su acceso.

El fenómeno de las redes sociales obligó a las organizaciones a reflexionar sobre el tema y, en algunos casos, empezar a buscar soluciones más informáticas. Un ejemplo es Techint donde se están impulsando varios desarrollos vinculados con esta situación (ver recuadro). “Debido a los desarrollos externos e internos encarados en materia de redes sociales, la empresa se encuentra en pleno análisis y elaboración de una serie de recomendaciones para el uso por parte de los empleados”, indican desde la compañía.

En Arcor sucede lo mismo. “Ahora, estamos trabajando con distintas áreas con el objetivo de definir una política general de redes sociales para todo el grupo. Además de los integrantes de Seguridad de la Información, el tema se está discutiendo con los sectores de Márketing, Recursos Humanos y Relaciones Institucionales para continuar avanzando”, anticipa Mondino.

Las ventajas
El estudio de la situación es clave en la determinación de la organización. Y, también, los análisis y perspectivas que sobre ello se vislumbre. Fue lo que sucedió en Nike. “No están prohibidas las redes sociales en la compañía. Pero sí se monitorea el uso a nivel global y a nivel país. Al principio era distinto: cuando una red social o un sistema de mensajería no era seguro no se usaba. Creemos que la seguridad es independiente de las redes sociales y de Internet”, explica Walter Gimenez, director de Operaciones para el Cono Sur de Nike.

Por eso, la fabricante de indumentaria y calzado deportivo cuenta con una serie de filtros que monitorea lo que sucede en cada máquina. Pero, si bien no hay restricciones en cuanto al uso de estas comunidades virtulaes, sí los hay respecto de otros sitios, como el sitio de videos on demand Cuevana, por considerarse que su empleo no ayuda al desarrollo del negocio. De todos modos, advierten desde Nike que si un empleado o un área en especial necesita tener acceso a un espacio de ese tipo, se piden los fundamentos para evaluar su autorización.

En una sintonía similar se encuentra Danone, donde indican que lo que hoy sucede en el mundo Internet es una oportunidad para aprovechar y fortalecer el posicionamiento de los productos de la compañía de alimentos. “Cada vez más personas discuten y recomiendan a la empresa y sus productos en miles de conversaciones online. Por eso, creemos que es fundamental participar de este diálogo en las redes y medios sociales sin ningún tipo de restricción, sólo respetando las políticas que apunta a un manejo responsable de las mismas”, manifiestan desde Danone.

Qué se implementa
A la hora de las herramientas informáticas en uso, ya sea para restringir en forma total o parcial, con habilitación completa o por sectores, las compañías acuden en general al proxy como solución. A estos se suman filtros para monitorear la navegación, la detección de intrusos, la velocidad de los sistemas, entre otros puntos. Como se mencionó anteriormente, en Arcor hay áreas que sí tienen acceso a las redes sociales. Cabe la pregunta, ¿cómo se controla su empleo entre aquellos que cuentan con autorización? “En todas las máquinas de la empresa hay antivirus y demás sistemas de protección. Pero, en aquellas donde está autorizado el acceso a las redes sociales, se realiza un monitoreo aparte: tienen permiso para acceder pero no pueden subir información, sólo realizar consultas. Además, el chat de Facebook, por ejemplo, está cerrado”, indica Botto, de Arcor.

Un empleo excesivo
En Nike, donde no hay restricciones, también hay monitoreos constantes. “Cuando detectamos lentitud en el sistema es seguro que hay un mal uso de Internet. Las máquinas se registran de manera individual y, cuando se detecta un uso que va más allá de lo razonable, se informa al jefe del sector y al empleado involucrado. También se miden la cantidad de tiempo y el horario en que mantienen esa actividad. Y, una vez más, si se detecta un empleo excesivo o en horarios donde está claro que debe estar realizando otra cosa, se pregunta al empleado la razón de ese comportamiento”, detalla Gimenez, de Nike.

En Banco Supervielle, en tanto, suele habilitarse el acceso general a una red social cuando hay una actividad puntual sobre la que hay interés en participar. “Para los casos de promociones del banco, está habilitado el acceso pero sólo para esa URL en particular, no para navegar todo el sitio. Por ejemplo, en Facebook: hacete fan y ganá un iPad”, describió Ercolessi.

El panorama muestra diversas aristas. Efectivamente, las redes sociales obligaron a las áreas de Sistemas y Seguridad Informática a evaluar el tema y tomar medidas. Está claro que, en el mercado corporativo, saben de las bondades que su uso puede significar para áreas específicas, pero, también, que un abuso o mal uso puede poner en riesgo a la organización misma. Sin conclusiones determinantes, lo que queda claro es que los guardianes de las grandes empresas deben estar atentos a los movimientos que se producen en el segmento y moverse con el mismo dinamismo con que lo hacen los creadores, productores y consumidores de estos espacios.



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