Etiqueta corporativa

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Almuerzos de negocios, reuniones de trabajo o, simplemente, la vestimenta de cada jornada. Cómo hablar correctamente con imágenes y gestos. 03 de Enero 2012

Infinidad de detalles y actitudes correctas tomadas cada día se incorporan a la imagen de una persona que sabe inspirar respeto y confianza a su entorno. “Una imagen personal y profesional creíble se estructura en factores internos, como la personalidad y los valores, y en el cuidado de aspectos externos, a través de puntos como la vestimenta adecuada al tipo de organización, los modales y el apropiado manejo de la voz y del lenguaje corporal”, afirma Silvia Citrullo, directora de Ceremonial Meetings Consultores.

Una reunión de trabajo es una situación del ambiente corporativo donde muchas actitudes cuentan. Un ejecutivo debe tener presente no llegar nunca antes del horario establecido, tener la cortesía de avisar si está demorado por un motivo de fuerza mayor y saber retirarse a tiempo, para no llegar al punto de hartazgo. “Molesta más esa impuntualidad que la de llegar tarde”, sostiene Rubén Gavaldá y Castro, fundador del Centro de Altos Estudios en Ceremonial de Buenos Aires.

Los retrasos tienen una tolerancia de espera de entre 10 y 15 minutos. Pasado ese tiempo, se debe hacer una evaluación. “Si tengo relevante importancia en el evento, entonces, debo presentarme aunque sea tarde. Si nada depende de mí en esa reunión, es preferible no hacerlo. Lo importante es que, a cualquiera de los dos hechos, debe seguir una disculpa. Explicaciones, sólo a los superiores. Disculpas por el inconveniente ocasionado, a todos”, expresa. Un tip para tener presente: si bien es propio del hombre marcar su territorio con objetos, es mejor no usar la mesa para apoyar el portafolios y dejarlo en el suelo, gobernándolo con el pie derecho. No es algo para poner ante la vista de nadie y, mucho menos, se debe hurgar desprolijamente dentro de él delante de los demás.

¿Cómo actuar si una reunión se prolonga más de lo previsto? Gavaldá sugiere que, siempre dependiendo del tipo de reunión y de lo que uno representa para ese grupo, en general, y la ocasión, en particular, una manera elegante de ausentarse es utilizar el viejo recurso de hacerse llamar por alguien. Si la prolongación es en virtud del motivo de la reunión, mejor esperar. Si se extiende en temas banales, lo más provechoso es disculparse y ausentarse. “Aunque, en el arte de la negociación, las mejores conclusiones se tienen de los demás en los momentos más distendidos, allí se conoce verdaderamente cómo son, cómo piensan y cómo actúan”, detalla.

Durante un cocktail, también es momento de actuar con conocimiento y precaución. Lo mejor es acercarse a grupos de tres o más personas o, también, a alguien que se encuentre solo, aunque no se lo conozca. El presidente del Instituto Argentino de Ceremonial y Relaciones Públicas, Néstor Montero Méndez, explica que nunca hay que dirigirse hacia dos personas, ya que podrían estar hablando de temas personales. Además, cuando uno se presenta y otro hace lo propio, si no se recuerda o escucha bien su nombre, debe disculparse y preguntar.

Karina Vilella, directora de Centro Diplomacia, aconseja que, en caso que se hayan terminado las tarjetas corporativas, no hay que olvidar llevar las sociales. Entonces, se podrá entregarlas, agregándole los datos que se desean transmitir.

Más que el cubierto correcto
Desde los Estados Unidos, la fundadora de The Protocol Institute, entidad con el objetivo de dictar, online, clases de etiqueta, Laura Pulido, establece algunas reglas de comportamiento para los almuerzos de negocios. Primero, no ordenar el plato más caro del menú. Siempre, es conveniente seguir al anfitrión. Se debe comenzar a comer cuando todos los platos estén servidos y es el anfitrión quien indica que se puede iniciar o, simplemente, empieza.

Recordar que las bebidas alcohólicas no están permitidas en ese tipo de almuerzos. “Únicamente, en caso que los invitados prefieran alguna, el anfitrión puede acompañarlos. Y, en esa situación, nunca excederse”, agrega. Un almuerzo o cena de negocios no se centra en la comida, sino en la oportunidad de construir o reforzar relaciones profesionales. Por eso, es importante no perder el foco.

Cuando no hay noción sobre cómo se usan los cubiertos, Montero Mendez aconseja observar a otros. Aunque, también, está permitido preguntar. Una de las pocas veces que se usarán las manos es para trozar el pan, ubicado a la izquierda del comensal. En caso de querer untarlo, se hará, siempre, sobre el platillo destinado a él. Sostener los cubiertos mientras se habla, para hacer gestos, es poco elegante.

Vilella detalla que, en un encuentro de este tipo, no debe hablarse de la propia dieta; jamás, de temas personales de salud. Tampoco, agregar sal antes de probar la comida. Se tiene que tomar la copa por el pie. Alicia Bustos, directora de AB Imagen & Ceremonial, suma un detalle importante: es fundamental tratar de no abandonar la mesa.

“Levantarse para atender el celular debe evitarse. Si yo sé que alguien me llamará y es tan importante que no puedo dejar de atender, debo avisar que, lamentablemente, me tendré que levantar por una llamada urgente y, obviamente, pediré disculpas”, ilustra. En este contexto, es conveniente dejar el celular en vibrador. Si se prefiere un ringtone, que sea normal. “En el mundo corporativo, las canciones u otros sonidos los guardo para otro momento y otros aparatos. El celular es escuchado por todas las personas que están a mi alrededor”, detalla la especialista.

Mails, llamadas y regalos
¿En qué casos se envía un e-mail y en cuáles se realiza una llamada? “Hay que analizar los tiempos y objetivos. Evidentemente, efectuar una llamada es más rápido para transmitir información, coordinar horarios de reuniones, confirmar la asistencia a un evento o solicitar la resolución puntual de un tema. Quien envía un e-mail debe saber que existe la probabilidad de que no le respondan de forma inmediata. La situación ideal sería contestarlo el mismo día que fue recibido”, explica Citrullo. Agrega que una de las ventajas de este medio es que permite hacer llegar información profundizando sobre un tema y es discreto, ya que no interrumpe el desenvolvimiento de las actividades de la persona que lo recibe. 
Bustos apunta: “Una llamada es más personal, por lo que la decisión dependerá del nivel de compromiso o de conocimiento que tenga con la persona. También, puedo hacer un mix. Especialmente, cuando el mail es muy extenso o lleva un archivo adjunto. Entonces, llamo, saludo y comento que envié un mail. Y podemos acordar una segunda llamada, cuando ya se haya leído ese correo, para conversar sobre el tema”.

Ciertas fechas especiales, como el cumpleaños de un jefe o la llegada de fin de año, requieren de nuevas consideraciones. “Si se trabajó para una persona mucho tiempo y ambos mantuvieron una relación cercana, es apropiado hacerle un regalo. Pero, en un vínculo nuevo, puede resultar excesivo y ser mal visto”, señala Pulido.

Otro detalle: se debe procurar que no sea un obsequio muy valioso. En ese caso, según Montero Méndez, “en vez de agradar y sorprender, puede generar un compromiso para quien lo recibe; o hasta una ofensa”. Lo recomendado es regalar objetos de escritorio o agendas y no productos que entran dentro del campo de la intimidad, como joyas y colonias. Hoy, también están muy de moda los regalos gastronómicos: desde botellas de vino, de bodegas boutique o ediciones limitadas, a conservas de gran calidad. Son artículos no tan comunes, que forman un regalo muy apropiado, ya que son originales y no caen en lo personal. “Cabe aclarar que no se admiten los desayunos sorpresas ni los vouchers para cenas”, describe Montero Méndez. Suma un dato: “Como cortesía, los regalos se abren delante de quien los regala. La excepción radica en algunas culturas, que lo exponen cerrado como única demostración”.
 
Qué bien se te ve
“Te recibirán según te presentes. Te despedirán según te comportes”. La frase de Francisco de Quevedo, que cita Citrullo, marca los pasos a seguir en cuanto a la vestimenta a lucir.
“Sugiero discreción y sobriedad. Salvo, casos que la empresa permita códigos más informales y ‘a la moda’, como puede suceder en una agencia de publicidad”, concede la especialista. Un traje azul o gris para los ejecutivos y un vestido negro de líneas sobrias y corte impecable, explica, son considerados “básicos” del guardarropa. 

Carolina Aubele, directora del Instituto de Imagen Maison Aubele, afirma que los colores neutros, exceptuando los marrones –que remiten a la tierra– o los tonos dulce de leche, permiten generar looks impecables, limpios y que no “chillan”, no vienen acompañados de interpretaciones fuertes y determinantes en lo que es la psicología del color. “Es preferible evitar colores que comunican códigos más relajados e informales, como amarillo, naranja, verde manzana y fucsia”, sugiere.

En cuanto a materiales, los más elegantes y de mejor calidad, explica, son el algodón, la lana fina y el cashmere para invierno. En verano, el lino y el piqué para los hombres; algodón, lino y seda para las mujeres. “Siempre, es preferible invertir en prendas de calidad. Se podrán usar mucho tiempo”, aconseja Dawn Stanyon, consultora de Imagen y Desarrollo Profesional de The Emily Post Institute, entidad con su oficina principal en Vermont, Estados Unidos.

A la vez, señala: “Nadie juzgará a una persona negativamente por usar un traje espléndido un par de veces en la misma semana. Y las mujeres pueden alternar pantalones y pollera con saco o cardigan”. A la vez, aclara que estas mismas prendas en las que una persona invierte son aptas para ocasiones diferentes, más relajadas. Por ejemplo, el saco del traje es combinable con jeans clásicos oscuros. O una falda lápiz, con un zapato con plataforma.
La asesora de imagen Florencia Bibas, desde su estudio, FB, afirma que, en el ámbito corporativo, una persona debe representar a su empresa a través de su look. En el caso de las mujeres, no se trata de ser sexy, con escotes pronunciados y tacos elevados, sino que debe lograrse una imagen net con cuidado, también, en el maquillaje y las uñas. Agrega que es importante que el aspecto exterior sea acorde al clima. Un día de frío y lluvia no quedará bien un par de stilettos blancos. La regla principal para lograr el estilo corporativo es priorizar los básicos ante las tendencias y ser cautos en colores, texturas y accesorios. El concepto dado por Giorgio Armani, “Menos es más”, aplica muy bien en estos casos.



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