Cómo organizar una fiesta que integre a todos los empleados

Cómo organizar una fiesta que integre a todos los empleados

Este fin de año será menos austero que el de 2009. Se imponen las fiestas temáticas, los ambientes descontracturados, las referencias al bicentenario y la premisa de aprovechar el evento para motivar e integrar a los empleados de distintas generaciones. Opciones originales para cada presupuesto. 25 de Noviembre 2010

El final de 2010 presenta mayor clima de festejo en las empresas si se lo compara con 2009. La mayoría de las empresas gastronómicas y de organización de eventos consultadas para esta nota confirman un adelantamiento en las reservas y contrataciones, a la vez que un presupuesto más holgado. “Este año, la mayoría de las empresas empezaron a planificar sus eventos desde mitad de año. A esta altura ya tenemos la mayoría de las reservas hechas, cuando el año pasado todavía estábamos en veremos”, cuenta Diego Feldberg, director de la compañía de eventos empresarios Dafing Group. Pablo Di Lullo, gerente de Los Ciervos Catering, coincide con el diagnóstico: “Hubo un incremento de consultas y confirmaciones con mucha anticipación, si se lo compara con la media histórica”, señala.

Los costos también están, en promedio, un 20% más arriba que en 2009. “El año pasado el valor base para una fiesta era de $ 400 por persona y, hoy, está por encima de los $ 500”, apunta Feldberg. “En parte, esto es debido a la inflación, pero también hay un ambiente de festejo que se traduce en presupuestos más amplios”. Para Di Lullo, la medida de esta recuperación del clima festivo está en que “volvieron los menúes completos, que se habían simplificado durante la crisis de 2008 y 2009”.

Actualmente, organizar una cena de fin de año puede costar unos $ 200 o $ 240 por persona (plato principal, postre y bebida alcohólica). También hay opciones más económicas como un lunch (canapés, sandwichs, bocaditos más bebidas), a razón de $ 80 más IVA por persona. A esto debe sumarse el alquiler de un salón (entre $ 40 y $ 70.000) y si se desea complementar con ambientación, disck jockey y algún show en vivo, los precios rondan los $ 500 o $ 600 por cabeza, según las empresas consultadas.

Este año, la tendencia son las fiestas temáticas. “Muchas empresas tomaron el bicentenario como leit motiv, contando la historia de la compañía y su aporte a la conformación de la Argentina. Otras optan por reflejar alguna década, y una compañía nos pidió armar una fiesta del terror con gran despliegue de efectos especiales”, cuenta el titular de Dafing.

Un mayor gasto no siempre implica organizar un festejo mejor. “Hay que tener en cuenta el perfil de la empresa y el mensaje que se quiere dar”, aconseja Feldberg. “Si la compañía está todo el año machacando sobre el ahorro de presupuesto y lo difícil de su situación económica, hacer un festejo ostentoso puede llevar a que los empleados se enojen con la empresa y le reprochen a sus directivos por qué no gastaron ese dinero en aumentarles el sueldo”, señala.

Si, por el contrario, la firma exhibe buenos resultados y el festejo de fin de año resulta por demás escueto, el descontento del personal también se hará visible. En tanto, si una compañía que habitualmente festeja, decide no hacer nada, también estará enviando un mensaje a sus empleados de que las cosas no andan bien. Es que cada vez más, los eventos de fin de año en las empresas implican, más allá de divertirse y compartir un momento distendido con todos los que allí trabajan, una ocasión para integrar al grupo y comunicar valores y planes corporativos de cara al año siguiente.

Festejar según las edades
Un dato a tener muy en cuenta a la hora de organizar un festejo de fin de año es la edad promedio y las expectativas de los empleados. Actualmente, en la mayoría de las firmas -salvo las tecnológicas donde suelen prevalecer los más jóvenes- coexisten diferentes generaciones con gustos y hábitos bien distintos. A la hora de armar el encuentro surgen los interrogantes: ¿Qué tipo de fiesta le gusta a cada uno? ¿Se puede armar un evento donde todos se diviertan?

“Al analizar qué le interesa a cada grupo, deberíamos plantearnos la mutación que experimentó la idea de diversión, y a partir de ahí, cómo fue cambiando el concepto de fiesta para cada uno”, recomienda Sergio Ventura, presidente de Kaizen Eventos Corporativos. El especialista detalla las fiestas más adecuadas según cada grupo generacional.

Para la generación de los “Tradicionales” o “builders” (mayores de 60 años, que son menos del 5% en la mayoría de las empresas y generalmente ocupan cargos directivos) la austeridad es un valor. En ellos es todavía muy fuerte la idea de estructura jerárquica dentro de la empresa. Su fiesta ideal es en un salón importante, con recepción, cena formal con lugares previamente asignados, discursos de los directivos y entrega de medallas u otro tipo de reconocimiento. Al final se lanzan a bailar a la pista.

Los baby boomers representan un 24% del plantel y tienen entre 50 y 60 años. Han sido protagonistas del movimiento hippie, el feminismo y los derechos civiles. Buscan ser exitosos y tienden a ser adictos al trabajo. Suelen ocupar cargos gerenciales y comparten la visión de los “Tradicionales” sobre la fiesta empresaria, pero también les gusta una gastronomía más informal.

Los de la Generación X tienen entre 30 y 40 años y representan casi el 50% de la fuerza laboral. Vivieron la ruptura de grandes paradigmas, los despidos masivos y las crisis de los ‘80 y ‘90. Son individualistas; no creen demasiado en las empresas, trabajan “a resultado” y aborrecen las jerarquías y la burocracia. Según remarca Ventura, ellos buscan un festejo descontracturado donde sociabilizar, con un catering informal, en lugares no tradicionales.

Por último, los jóvenes de la generación Y (nacidos después de 1984), crecieron de la mano de las nuevas tecnologías. Para ellos es ideal incluir los sms, el bluetooth, redes sociales y blogs para articular actividades recreativas y juegos grupales: cocinar en equipo, hacer un curso de make up, participar de una banda de música en vivo, jugar a la Play Station con los compañeros de trabajo. En lo gastronómico, prefieren sectores descontracturados con livings, puffs o mesas altas con banquetas, servidas de manera informal y una barra de tragos. Un after office sin etiquetas puede ser el plan ideal para esta franja.

“No debemos dejar de lado a ningún sector y generar una fiesta donde haya un equilibrio entre las propuestas para que todos se vean reflejados y la pasen bien”, recomienda Ventura. El objetivo es festejar y que las personas sientan que el evento fue hecho a medida de sus gustos.

Haciendo números
Salón de fiestas: desde $ 16.000 hasta $ 40.000
DJ: entre $ 4.000 a $ 80.000 (si se trata de un DJ de renombre)
Iluminación y sonido: de $ 80.000 a $ 100.000
Ambientación: de $ 4.000 a $ 100.000
Catering: a partir de $ 200 por persona
Show en vivo: Vilma Palma o Los Tipitos ($ 35.000); Marley $ 36.000; Los Auténticos Decadentes ($ 70.000), Fito Páez solo $ 75.000, con su banda $ 125.000; Miranda u$s 25.000.
El mercado corporativo de Capital y GBA mueve entre $100 y $120 millones (surge de estimar que participarán como mínimo unas 200.000 personas, a un costo p/cápita de $500/600)
El presupuesto por persona ronda los $ 500/$ 600 más IVA (incluye catering, salón, DJ, ambientación)
El salón y el catering se llevan el 55% de la inversión. El 45% restante se reparte entre el área técnica (iluminación, sonido); invitaciones, ambientación, honorarios. El costo del show es muy variable.
En Capital y GBA habrá unas 2.000 fiestas corporativas de fin de año.
En cada fiesta para 500 personas se generan 75 puestos de trabajo en forma directa. Y más del doble en forma indirecta.

Fuentes: Kaizen Eventos, Daffing Group, Easyplanner, AOFREP

Un software para armar el evento
Al organizar su propio casamiento, Eugenio Leiguarda y Marina Hourcade detectaron una serie de ineficiencias y problemas que los llevaron a crear un sitio web que ayude a organizar eventos sociales o corporativos de una forma sistematizada y ágil. Así crearon EasyPlanner (www.easyplanner.com.ar), un portal web que permite seguir paso a paso la evolución del encuentro o fiesta desde cualquier computadora. El servicio incluye varios aplicativos: uno para confeccionar la lista de invitados, otro para administrar el presupuesto registrando pagos y vencimientos, otro para enviar invitaciones online personalizadas y registrar confirmaciones, y otro para acomodar a los invitados en las distintas mesas. Además, desde la plataforma se puede acceder a más de 100 proveedores seleccionados y evaluados por los administradores del sitio, quienes brindan sus cotizaciones online. Finalmente, proveedor y cliente se contactan en forma directa y acuerdan o no la contratación. “EasyPlanner actúa de nexo, y su objetivo es evitar pérdidas de tiempo en llamados, mails y visitas a proveedores que el cliente no busca”, dice Leiguarda. Por otra parte, al contratar el servicio (que será gratuito hasta fin de noviembre), el cliente accede a una entrevista de asesoramiento sobre el uso de esta herramienta y las opciones más adecuadas según el tipo de evento, la cantidad de invitados y el presupuesto con que cuenta.



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