Cómo actualizar sistemas a todo o nada

Las empresas que deciden cambiar su infraestructura tecnológica se enfrentan hoy a dos alternativas: cambiar todo a partir de un apagado completo o hacerlo por partes. Se trata de las implementaciones Big Bang y Por Etapas. La opinión de los especialistas y la experiencia de Frigorífico Paladini y Carsa-Megatone. 02 de Septiembre 2011

Cuando llegó la hora de cambiar los sistemas informáticos en una empresa por la disparidad de plataformas, de desarrollos, de equipamiento disponible y aplicaciones, parecen existir dos caminos: la implementación “Big Bang” o “Por Partes”. Optar por una u otra depende del tipo de organización y de los criterios, que privilegie quien lidere el proyecto. En ambos casos, la demanda de trabajo y dedicación es clave.

La implementación Big Bang alude, en el aspecto tecnológico, al apagado simultáneo de los programas y aplicaciones instaladas en una compañía, con una planificación previa de lo que se implementará posteriormente, en el momento del “encendido” de los nuevos sistemas. De acuerdo a los especialistas consultados, entre que se apaga lo viejo y se enciende lo nuevo, hay un lapso de 24 a 72 horas en las que el negocio no se mueve con sistemas. Por ello, una de las exigencias de este tipo de implementación es que se deben cubrir los procesos y el grueso de la empresa está involucrada en ese tiempo. La ventaja que ofrece el modelo Big Bang es que, tras ese plazo, el remplazo tecnológico es del 100%: todas las áreas de una organización cuentan con tecnología nueva.

La implementación Por Partes también exige una gran planificación, aunque, a diferencia de la anterior, se pueden ir corrigiendo errores en el “mientras tanto”. Es decir, si algo no funcionó en la primera etapa, se puede modificar al encarar las posteriores. A nivel de negocio, no todas las unidades aparecen comprometidas. Si bien corre el riesgo de que un cambio en el management de la compañía deje el proyecto inconcluso, su implementación consecuente también garantiza buenos resultados.

Se estima que cualquier proyecto de cambio bien planificado será auspicioso para una compañía, sin importar su negocio o tamaño. La incógnita es, ¿cuándo optar por una metodología u otra?. “Si bien no existe una regla, la elección responde a un balance entre costos, tiempos y riesgos. Las implementaciones Big Bang son más convenientes cuando el costo de la convivencia entre los sistemas antiguos y el nuevo es excesivo. Una implementación Por Partes requerirá definir mecanismos para que un segmento de las operaciones soportadas pasen por el sistema antiguo y otro segmento pase por el nuevo, muchas veces recurriendo a mecanismos ad-hoc que deben construirse y luego desecharse”, explica a IT Business Walter Risi, gerente de Servicios de Tecnología de Pragma Consultores. “En una implementación Big Bang no existe tal convivencia, pero, por otro lado, el riesgo global es mayor”, agrega. Para el ejecutivo, las implementaciones Por Partes presentan diversos e interesantes atractivos. Por un lado, muestran más tempranamente una versión de cómo quedará finalmente el sistema funcionando, y advierten, rápidamente, los beneficios que semejante tarea traerá aparejada. Además, permite obtener un retroalimentación valiosa para mejorar los riesgos de las etapas posteriores del proyecto. Un factor a tener en cuenta: una implementación de este tipo lleva más tiempo que una en formato Big Bang.

Paladini, por la gran explosión
Una de las compañías que, en el año 2006, decidió cambiar sus sistemas y optar por una implemetación Big Bang fue Frigorífico Paladini. El gran desafío del proyecto estaba vinculado con la diversidad de empresas que integra el grupo, con presencia en todo el país y exportaciones que alcanzan a 40 mercados. “La compañía presentaba mucho retraso a nivel tecnológico. Había demasiada diversidad de sistemas, y cada provincia tenía como un pequeño centro de datos que consolidaban a las 24 o 48 horas. A esto, había que sumar más de 10 aplicaciones distintas y que cada gerente manejaba su propia información. Ante este panorama, se tomó la decisión de cambiar", cuenta Rubén Canut, gerente de Sistemas y Organización de Frigorífico Paladini.

Se evaluó a la compañía por unidad de negocio y, de una administración vertical, se decidió pasar a una horizontal. Fueron contratados consultores de la firma de servicios integrados Deloitte y se definieron más de 3.600 funcionalidades. Luego, se optó por la plataforma SAP como producto y Deloitte como implementador. Sin embargo, antes, definirse por una modalidad u otra no fue sencillo, admiten en la empresa.

Dentro del mismo equipo había quienes impulsaban una implementación Big Bang y quienes empujaban una Por Partes. Finalmente, el directorio apostó por la primera. “Contábamos con el antencedente de implementaciones en frigoríficos en Girona, España, donde hubo dos casos de fracasos en la modalidad Por Partes”, cuenta Canut. “Llegar al área de producto demandaba tres años y en nuestro caso no podíamos esperar tanto tiempo por los riesgos que implicaba. Si bien una Big Bang no es para todos los casos parte de su éxito reside en contar con un sponsor muy fuerte de parte del directorio. A partir de la determinación se inició el trazado de los proyectos”, amplía.

Carsa-Megatone,
una apuesta Por Partes
Corría el mismo año, 2006. En Carsa, compañía de la Red Megatone, que cuenta con una red de 70 sucursales, también había llegado el momento de modernizar los sistemas. “En este tipo de negocio, la implementación Big Bang resultaba más compleja, mientras que Por Partes era más direccionable, más precisa y más controlada, por ende, no corríamos el riesgo de no poder cumplir con los procesos. Era más sencillo ir año por año”, revela Pablo Gracia, gerente de IT de Carsa.

La empresa definió actualizar al nuevo sistema en cuatro etapas sobre un cronograma que finaliza este año y que a su fin habrá requerrido una inversión de u$s 1 millón. La primera etapa abarcó al módulo de administración y finanzas, la logística, el middleware de SAP, el portal y la solución de Business Intelligence (BI). La segunda incluyó el warehouse management system (Sistema de Posicionamiento), el centro de distribución, y el sistema de redistribución de la mercadería. La tercera consistió en modificar el sistema de gestión de clientes (CRM) y la liquidación de haberes. La última fase apuntó al área de Recursos Humanos, el manejo de planta y la evaluación de carrera.

El día D
En Frigorífico Paladini, definir el día de la implementación exigió planificar con precisión las acciones a tomar previamente. Durante tres o cuatro meses, se definieron más de 3.000 acciones que se implementaron en un fin de semana. El día elegido por la compañía para iniciar la nueva etapa fue el 4 de agosto de 2008. Después de 25 meses, el proyecto debía ponerse en marcha. “Paramos la compañía durante tres días, después de 15 años de trabajo ininterrumpido. Contratamos a 15 camiones de frío para seguir procesando información. Unas 120 personas se ocuparon de ir implementando el desarrollo metodológico. Se trató de una salida programada que dio de baja a usuarios y comenzó a implementar por procesos en minutos. Así, durante siete días", apunta Canut.

El Día D tuvo tres momentos: cuando se terminó de copiar el back up se apagó todo. Un grupo de especialistas se ocupó de ejecutar las distintas tareas. Por ejemplo, traspasar los datos del sistema viejo al nuevo. Se encaró una salida programada que se realizó con ingeniería. Después de apagar, se fueron cargando distintos procesos, uno por uno, y los problemas que surgían se resolvían en el instante. “La salida de la primera factura con el nuevo sistema se aplaudió como si fuera una fiesta”, ilustra Canut.

A Carsa, la implementación Por Partes le permitió cumplir los objetivos planteados en cada fase. “Nuestro objetivo principal era encarar una reingeniería funcional y actualizar el software de la empresa. El proyecto más grande puesto en marcha fue el de la primera etapa y eso involucró la tarea de unas 50 personas. Después, en las fases sucesivas, hubo equipos de 10 a 15 profesionales liderando los proyectos”, detalla Gracia.

Para la compañía, que prefirió no indicar el monto de inversión, la activación de esta implementación Por Partes le permitió “ganar en eficiencia en la gestión y en productividad en la operación”, tal como indica su gerente de IT. Es decir, se cumplió el objetivo primario. Para Paladini, se logró pasar "de una empresa distribuida a una centralizada, integrada en todas sus unidades.

Había una necesidad de negocio y, otra, tecnológica. A partir de la puesta en marcha del nuevo sistema Paladini, sabe lo que pasa en su negocio en todo el país, tiene información sobre sus stocks en planta, el tránsito, cuenta con análisis de datos y nadie repite un ingreso. Se ganó tiempo y se agregó valor al análisis. La de Paladini fue una de las primeras implementaciones Big Bang de la industria cárnica en América latina”, detalla Canut. Al igual que en el caso de Carsa, en el frigorífico se hizo más eficiente la gestión y se pasó de una empresa nacional a una regional, de una compañía productora de fiambres a una elaboradora de alimentos.

Ambas implementaciones resultaron exitosas para el funcionamiento del negocio. “La clave del éxito pasa por lo que cada organización define en función de un cuidadoso balance de costo, tiempos y riesgos que se desen asumir”, concluye Risi.



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